Før du kan sende en elektronisk faktura, er der nogle oplysninger på debitoren og fakturaen, der skal være på plads.

Oplysninger på fakturaer til det offentlige, skal som udgangspunkt indeholde følgende oplysninger:

1. EAN-lokationsnummer
2. Person- eller anden reference
3. Ordre- eller rekvisitionsnummer
4. Evt. internt konteringsnummer
5. Husk at anføre landet på din kunde
6. Endvidere skal du have udfyldt dit CVR nr., under dine stamoplysninger.

EAN-lokationsnummeret svarer til en elektronisk postadresse, som den offentlige kunde skal oplyse dig, når den afgiver ordren. EAN-lokationsnummeret skal anføres på regningen.

I e-conomic indtaster du EAN-lokationsnummeret under den offentlige kundes stamdata i Debitoroversigten. Når du bruger en af e-conomics opdaterede skabelonsamlinger, vil EANlokationsnummeret herefter, automatisk blive anført under kundens adressedata på regningen.

• Klik på fanebladet Faktura.
• Klik på blyanten til højre for den relevante kunde i Debitoroversigten.
• Indtast det 13-cifrede nummer i feltet EAN-lok.nr (Fig. 1.0). Nummeret skal indtastes som en ubrudt talrække uden mellemrum eller bindestreg.
• Klik på OK.

Fig. 1.0 Indtast EAN-Lok.nr.

Den offentlige kundes personreference vil typisk være navnet på personen, som har afgivet ordren, mens den ”anden reference” består af et ID.

Til disse oplysninger bruger du feltet Deres ref. under Referencer i fakturahovedet.

For at kunne angive en person-/anden reference i disse felter skal personreference og ID være oprettet under Kontaktpersoner, som du finder til højre for den offentlige kunde i Debitoroversigten. Det gør du på følgende måde:

• Klik på Kontaktpersoner til højre for den relevante kunde i Debitoroversigten (fig. 2.0).
• Klik på Opret kontaktperson , indtast personreferencen i feltet Navn og eventuelt ID i feltet ID (e-faktura).
• Klik på OK.

Fig. 2.0 Opret en kontaktperson

Næste gang du klikker på feltet Deres ref., kan du vælge den oprettede kontaktperson. Regninger til det offentlige omfatter både fakturaer og kreditnotaer.

Den offentlige kundes ordre- eller rekvisitionsnummer indtaster du, når du opretter fakturaen, i feltet Øvrig ref. under Referencer i fakturahovedet.

Du skal kun angive den offentlige kundes interne konteringsnummer, hvis kunden oplyser det, når du får ordren. Det interne konteringsnummer angiver du samme sted som EAN-lokationsnummeret dvs. under den offentlige kundes stamdata i Debitoroversigten i feltet "konteringsnr".

Indrømmet ! Vi oplever at I kære kunder, kender til detaljer i programmet, og har rigtig gode ”fif og cowboy tricks” som vi i Supporten ikke selv har tænkt på.

Nedenfor er der et diskussionsfelt og hvis DU kender til et enkelt fif eller to, så hold dig ikke tilbage med at dele din viden med e-conomic support, og ikke mindst, vores mange kunder.

Sidder du med et konkret spørgsmål, er du velkommen til at sende os en mail på info@e-conomic.dk. Du kan naturligvis også tjekke vores forum, for at se, om der findes et svar på dit spørgsmål der.